Запуск школы в DoCRM: пошаговый план владельца

Для кого эта инструкция

Для владельца или администратора новой школы, который впервые запускает DoCRM. Это маршрут запуска: он показывает порядок действий и результат каждого этапа. Подробные инструкции по отдельным настройкам будут добавляться в профильные книги раздела «Настройка школы».

Что подготовить до начала

человека, который будет администратором DoCRM;
список сотрудников и их зон ответственности;
список филиалов, направлений, аудиторий и учебных курсов;
правила работы школы: единица учёта, диапазон и интервал расписания, ограничение отмены клиента, условия абонементов;
используемые каналы связи и платежные сервисы.

Не подключайте все интеграции заранее: сначала настройте обязательные для школы процессы и только затем добавляйте нужные каналы.

Где находятся основные разделы

Для общих настроек школы нужен доступ к настройке школы. Нажмите значок шестерёнки в нижней части боковой панели и на открывшейся странице выберите вкладку «Общие настройки».

Остальные базовые разделы открываются из левого меню:

«Команда» — сотрудники, команды и роли;

«Продукт» — филиалы, направления обучения, учебные курсы и аудитории;

«Тарифы» — тарифы;

«Сделки» — воронки и работа со сделками;

«Расписание» — уроки;

«Клиенты» — карточки клиентов.

Маршрут запуска

1. Назначьте администратора и подготовьте доступы

Создайте сотрудников, команды и роли. В ролях назначьте возможности по фактической ответственности сотрудника: настройка школы, работа с клиентами и продажами, расписание, продукт, финансы или функции педагога.

Результат: у каждого сотрудника есть учётная запись и доступ только к нужным разделам.

2. Задайте базовые правила школы

Заполните название школы и таймзону. Задайте единицу учёта, диапазон времени уроков и интервал в расписании. При необходимости включите ограничение, за сколько часов клиент может отменить запись на урок.

Результат: расписание и правила отмены записи соответствуют реальной работе школы.

3. Соберите учебный продукт

Создайте филиалы, направления обучения, аудитории и учебные курсы. Настройте связи между ними и проверьте, что для урока можно выбрать нужные курс, преподавателя и аудиторию.

Результат: школа готова создавать уроки без ручных обходных решений.

4. Настройте тарифы и абонементы

Опишите параметры тарифов и абонементов: стоимость, срок действия, единицы учёта и правила заморозки, если этот функционал используется. Создайте стартовые тарифы для действующих сценариев школы и проверьте, как они назначаются клиенту.

Результат: в карточке клиента можно назначить абонемент по настроенному тарифу.

5. Подготовьте продажи

Настройте источники лидов, воронки, этапы и причины отказа. Добавьте только те автоматизации воронки, которые уже понятны и проверены в процессе школы.

Результат: каждая новая заявка попадает в выбранную воронку, а её источник сохраняется в сделке.

6. Подключите нужные каналы и оплату

Подключайте только используемые сервисы: почту, SMS, мессенджеры, телефонию, эквайринг и кассы. Для каждого подключения заполните его настройки и проверьте результат на тестовых данных.

Результат: сотрудники работают с клиентскими коммуникациями и платежами в согласованном наборе каналов.

7. Настройте уведомления и шаблоны

Выберите предпочтительный канал, подготовьте шаблоны и включите нужные уведомления, включая уведомления по учебным курсам. Проверьте результат на тестовых данных после подключения нужного канала.

Результат: клиент получает понятные сообщения в нужный момент и через нужный канал.

8. Проведите тестовый цикл от заявки до отчёта

Используйте тестового клиента и выполните процесс целиком:

Создайте клиента и сделку.
Назначьте ему абонемент и зарегистрируйте платёж.
Создайте урок, запишите клиента и отметьте посещение.
Проверьте историю клиента, расписание, движение денег и нужные отчёты.
Проверьте, что сработали настроенные уведомления.

Результат: данные связаны между разделами, а команда может повторить рабочий процесс без ручных исправлений.

9. Откройте работу команде

Проведите короткое обучение по рабочим разделам: клиентам, сделкам, расписанию, задачам и коммуникациям. Назначьте ответственного за изменения настроек, тарифов и интеграций.

Результат: школа начинает работу с согласованными правилами, а изменения в системе не вносятся случайно.

Проверка готовности к запуску

Перед началом работы убедитесь, что:

сотрудники видят только нужные им разделы;
в расписание можно поставить урок и записать клиента;
клиенту можно назначить абонемент и зарегистрировать оплату;
новая заявка проходит по воронке продаж;
тестовое сообщение доставляется по выбранному каналу;
ключевые операции отражаются в карточке клиента, финансах и отчётах.

Если хотя бы один пункт не проходит, исправьте соответствующую настройку до запуска на реальных клиентах.