Запуск школы в DoCRM: пошаговый план владельца

Для кого эта инструкция

Для владельца или администратора новой школы, который впервые запускает DoCRM. Это маршрут запуска: он показывает порядок действий и результат каждого этапа. Подробные инструкции по отдельным настройкам будут добавляться в профильные книги раздела «Настройка школы».

Что подготовить до начала

• человека, который будет администратором DoCRM;
• список сотрудников и их зон ответственности;
• список филиалов, направлений, аудиторий и учебных курсов;
• правила работы школы: единица учёта, диапазон и интервал расписания, ограничение отмены клиента, условия абонементов;
• используемые каналы связи и платежные сервисы.

Не подключайте все интеграции заранее: сначала настройте обязательные для школы процессы и только затем добавляйте нужные каналы.

Где находятся основные разделы

Для общих настроек школы нужен доступ к настройке школы. Нажмите значок шестерёнки в нижней части боковой панели и на открывшейся странице выберите вкладку «Общие настройки».

Остальные базовые разделы открываются из левого меню:

• «Команда» — сотрудники, команды и роли;
• «Продукт» — филиалы, направления обучения, учебные курсы и аудитории;
• «Тарифы» — тарифы;
• «Сделки» — воронки и работа со сделками;
• «Расписание» — уроки;
• «Клиенты» — карточки клиентов.

Маршрут запуска

1. Назначьте администратора и подготовьте доступы

СоздайтеВ сотрудников,левом командыменю нажмите «Команда». На странице доступны вкладки «Сотрудники», «Отделы», «График работы», «Расчёт» и роли.«Роли». ВСоздайте роляхсотрудников и, при необходимости, отделы. Затем откройте «Роли» и назначьте возможности по фактической ответственности сотрудника: настройка школы, работа с клиентами и продажами, расписание, продукт, финансы или функции педагога.

Результат:Готово: у каждого сотрудника есть учётная запись и доступ только к нужным разделам.

2. Задайте базовые правила школы

ЗаполнитеДля названиеэтого школыпункта нужно право на настройку школы. Нажмите значок шестерёнки в нижней части боковой панели, откройте вкладку «Общие настройки» и таймзону.найдите карточку «Основные настройки». Нажмите значок карандаша в правом верхнем углу карточки.

В открывшемся окне заполните «Название школы» и «Таймзона». Задайте единицу учёта, диапазон«Диапазон времени уроков в расписании» и интервал«Интервал в расписании.расписании (в минутах)». При необходимости включите ограничение, за сколько часов клиент может отменить запись на урок.

Результат:Готово: расписание и правила отмены записи соответствуют реальной работе школы.

3. Соберите учебный продукт

СоздайтеВ левом меню нажмите «Продукт». В этом разделе создайте филиалы, направления обучения, аудитории и учебные курсы. Настройте связи между ними и проверьте, что для урока можно выбрать нужные курс, преподавателя и аудиторию.

Результат:Готово: школа готова создавать уроки без ручных обходных решений.

4. Настройте тарифы и абонементы

ОпишитеВ параметрылевом тарифовменю инажмите абонементов:«Тарифы». Создайте стартовые тарифы для действующих сценариев школы: укажите стоимость, срок действия, единицы учёта и правила заморозки, если этот функционал используется. СоздайтеЗатем стартовыев тарифылевом дляменю действующихоткройте сценариев«Клиенты», школывыберите клиента и проверьте, как ониему назначаютсяназначается клиенту.абонемент по созданному тарифу.

Результат:Готово: в карточке клиента можно назначить абонемент по настроенному тарифу.

5. Подготовьте продажи

НастройтеЧтобы настроить источники лидов, воронки,нажмите шестерёнку внизу боковой панели → «Общие настройки» → найдите карточку «Настройка источников лидов» → нажмите карандаш в правом верхнем углу карточки.

Чтобы настроить воронку, в левом меню нажмите «Сделки», затем кнопку «Действия» и выберите «Настроить воронку». Здесь задайте этапы и причины отказа. ДобавьтеВ том же меню «Действия» есть пункт «Настроить автоматизации»; добавляйте только те автоматизации воронки,автоматизации, которые уже понятны и проверены в процессе школы.

Результат:Готово: каждая новая заявка попадает в выбранную воронку, а её источник сохраняется в сделке.

6. Подключите нужные каналы и оплату

Нажмите шестерёнку внизу боковой панели → «Общие настройки». На этой странице найдите нужную карточку: «Настройки платежей» для оплаты, «Настройка телефонии» для телефонии или «Настройки оповещений» для каналов оповещений. В правом верхнем углу выбранной карточки нажмите карандаш и заполните настройки подключения.

Подключайте только используемые сервисы: почту, SMS, мессенджеры, телефонию, эквайрингсервисы и кассы.проверяйте Длякаждое каждого подключения заполните его настройки и проверьте результатподключение на тестовых данных.

Результат:Готово: сотрудники работают с клиентскими коммуникациями и платежами в согласованном наборе каналов.

7. Настройте уведомления и шаблоны

Нажмите шестерёнку внизу боковой панели и выберите вкладку «Уведомления». Для общих шаблонов откройте вкладку «Общие уведомления», для уведомлений, связанных с учебными курсами, — «Уведомления по курсам». Выберите предпочтительный канал, подготовьте шаблоны и включите нужные уведомления,уведомления.

включая уведомления по учебным курсам.

Проверьте результат на тестовых данных после подключения нужного канала.

Результат:Готово: клиент получает понятные сообщения в нужный момент и через нужный канал.

8. Проведите тестовый цикл от заявки до отчёта

Используйте тестового клиента и выполните процесс целиком:

1. СоздайтеВ клиенталевом меню откройте «Клиенты» и создайте тестового клиента. Затем откройте «Сделки» и создайте для него тестовую сделку.
2. НазначьтеВ емуразделе «Клиенты» назначьте клиенту абонемент и зарегистрируйте платёж.
3. СоздайтеВ левом меню откройте «Расписание», создайте урок, запишите клиента и отметьте посещение.
4. ПроверьтеОткройте «Клиенты», «Расписание» и «Отчёты» и проверьте историю клиента, расписание, движение денег и нужные отчёты.
5. Проверьте, что сработали настроенные уведомления.

Результат:Готово: данные связаны между разделами, а команда может повторить рабочий процесс без ручных исправлений.

9. Откройте работу команде

ПроведитеПокажите короткоекоманде, обучениегде понаходятся рабочимеё разделам:рабочие клиентам,разделы: сделкам,«Клиенты», расписанию,«Сделки», задачам«Расписание» и коммуникациям.«Задачи» — в левом меню; функции педагога и сотрудника открываются через доступные ему пункты меню. Назначьте ответственного за изменения настроек, тарифов и интеграций.

Результат:Готово: школа начинает работу с согласованными правилами, а изменения в системе не вносятся случайно.

Проверка готовности к запуску

Перед началом работы убедитесь, что:

• сотрудники видят только нужные им разделы;
• в расписание можно поставить урок и записать клиента;
• клиенту можно назначить абонемент и зарегистрировать оплату;
• новая заявка проходит по воронке продаж;
• тестовое сообщение доставляется по выбранному каналу;
• ключевые операции отражаются в карточке клиента, финансах и отчётах.

Если хотя бы один пункт не проходит, исправьте соответствующую настройку до запуска на реальных клиентах.