Отмена, возврат, перенос и переплата по абонементу

Для кого эта инструкция

Для сотрудника, которому роль разрешает выполнять итоговые операции по абонементам и платежам клиентов.

Где находится

В левом меню нажмите «Клиенты» → откройте строку клиента → «Абонементы» → у нужной карточки нажмите иконку «…» справа вверху.

Откройте меню действий абонемента

Откройте «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы». В правом верхнем углу нужной карточки нажмите иконку «…». В меню находятся итоговые операции: «Возврат внесенной суммы», «Перенести», «Возврат с отменой абонемента», а для архивного или отменённого абонемента — «Возврат из архивного абонемента».

Меню недоступно при доступе к карточке только для чтения. Набор доступных действий зависит и от статуса абонемента.

Сначала выберите правильную операцию

Ситуация	Что нажать	Что изменится
Деньги нужно вернуть клиенту, но абонемент остаётся рабочим	«Возврат внесенной суммы»	В абонемент добавится отдельный возвратный платёж; сам абонемент не отменяется.
Абонемент нужно закрыть и вернуть деньги	«Возврат с отменой абонемента»	DoCRM создаст возвратный платёж и отменит или архивирует абонемент — это зависит от его статуса.
Неиспользованные уроки нужно передать другому клиенту	«Перенести»	DoCRM создаст у получателя новый абонемент с остатком уроков и пропорциональной стоимостью. Исходный абонемент не переоформляется целиком.
Нужно оплатить другой абонемент уже внесёнными сверх стоимости деньгами	«Распорядиться переплатой» рядом со строкой «Переплата»	Сумма уменьшит переплату исходного абонемента и станет оплатой целевого. Денег из школы и в школу при этом не движется.

Не используйте возврат как способ перенести деньги между абонементами: возврат создаёт настоящий расход денег. Для перераспределения уже полученной суммы используйте только «Распорядиться переплатой».

Отмените абонемент с возвратом

В меню «…» выберите «Возврат с отменой абонемента». Для черновика откроется «Отмена абонемента», для предоплаты — «Возврат предоплаты c отменой», для остальных случаев — «Возврат абонемента c отменой».

В окне проверьте показанный список платежей. Если абонемент не является черновиком, укажите сумму возврата и способ возврата. По умолчанию DoCRM подставляет разницу между оплатами клиента и списаниями услуг, но это не освобождает от проверки суммы. Для способа оплаты «офлайн-карта» можно нажать «Добавить» и заполнить пары «Название» / «Значение» в описании платежа. Всегда заполните «Причина», не короче четырёх символов, затем нажмите «Сохранить».

Если у абонемента есть связанныебудущие записи на уроки, вместо формы система сначала открывает проверку отмены. ЗакончитеНажмите «Отменить записи», закончите проверку и только затем подтверждайте операцию.операцию: пока записи существуют, DoCRM не выполнит отмену или возврат абонемента.

Важно: возврат не удаляет исходную оплату. DoCRM создаёт отдельное возвратное движение текущими датой и временем, поэтому оно попадёт в ДДС периода возврата; в PnL оно также попадёт, если выбранный способ не исключён из этого отчёта. Это не период первоначальной продажи. Для активного абонемента DoCRM при необходимости создаёт коррекцию выручки, если возврат превышает текущий финансовый баланс; не пытайтесь компенсировать её отдельным ручным платежом или переносить эффект в прошлый период.

После сохранения черновик или новый абонемент становится отменённым. Предоплаченный и оплаченный абонемент также отменяется, а активный архивируется. Для замороженного абонемента DoCRM применяет сценарий его статуса до заморозки. Исходные платежи и история остаются в карточке для проверки.

Верните внесённую сумму без отмены

В меню «…» выберите «Возврат внесенной суммы». В окне «Возврат оплаты в абонементе» проверьте «Остаток баланса», укажите «Сумма»,сумму «Способ»не больше остатка, способ и «Причина»,причину не короче четырёх символов, затем нажмите «Сохранить».

Этот сценарий создаёт отрицательный платёж текущими датой и временем, уменьшает сумму оплат абонемента, но не отменяет его. Используйте его, например, когда клиенту возвращают часть реально полученных средств, а сам абонемент продолжает действовать. Если нужно лишь направить деньги на другой абонемент, не выбирайте этот пункт — используйте переплату ниже.

Для архивного или отменённого абонемента выберите «Возврат из архивного абонемента». Диалог покажет остаток баланса и объяснит, что перед возвратом система начисляет сумму из выручки в пользу абонемента. Проверьте это значение до сохранения.

ПеренеситеСоздайте переплату только из фактически полученных денег

Строка «Переплата» появляется, когда сумма платежей клиента больше стоимости абонемента с учётом его корректировок. В «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы» нажмите «Регистрация платежа по абонементу»: поле «Сумма» по умолчанию заполняется остатком, но в него можно внести большую сумму. После сохранения фактически полученной суммы превышение будет показано в строке «Переплата».

Так делают, например, когда клиент одним платежом вносит деньги за текущий абонемент и часть суммы для другого. Не регистрируйте лишний платёж, которого не было в кассе, на эквайринге или переплатув банке: это исказит ДДС, историю оплат и бонусы. Если деньги уже были приняты на исходный абонемент, переплата создаётся из его реального остатка автоматически.

Перенесите остаток абонемента другому клиенту

Чтобы перенести сам абонемент, в егоВ меню «…»исходного выберитенеархивного и неотменённого абонемента нажмите «Перенести». В открывшемсяокне сценарии«Перенос укажитеостатков абонемента в карточку другого клиента» найдите получателя по ФИО или номеру телефона и завершитенажмите перенос.«Перенести Неданные».

путайте

DoCRM егоне меняет владельца исходной карточки и не переносит всю её историю. Система оставляет у исходного клиента использованную часть, а у получателя создаёт новый абонемент с передачейназванием «(Перенесён)», доступными единицами времени и стоимостью, пропорциональными неиспользованному остатку. Параметры тарифа, ограничения и связанные настройки переносятся в новый абонемент; платежи, относящиеся к уже использованной части, остаются у исходного.

Перенос недоступен для безлимитного абонемента, при нулевом числе единиц времени или если в нём не осталось доступных единиц. После операции в истории обеих карточек появится взаимная запись о переносе. Если после разделения в исходном абонементе образовалась переплата, DoCRM автоматически переведёт её в новый абонемент техническим внутренним переводом.

Перенесите только переплаты.

переплату на другой абонемент

Если в карточке есть строка «Переплата», нажмите рядом «Распорядиться переплатой». В окне:

1. Выберите адрес и укажите сумму.
2. В поле «Кому отправить» выберите «Другому клиенту» или «Текущему клиенту».
3. Для другого клиента найдите его в поле «Укажите клиента».
4. Выберите целевой абонемент,абонемент еслииз он есть среди подходящих.списка.
5. Нажмите «Отправить».

Сумма должна быть больше нуля и не больше строки «Переплата». Целевой абонемент обязателен: в список не попадают исходный, архивные и отменённые абонементы. Если подходящих абонементов нет, система сообщает об этом вместо списка. В таком случае отмените операцию и сначала оформите или найдите подходящийцелевой абонемент — не переносите деньги наугад.

После сохранения DoCRM создаёт два платежа текущими датой и временем: отрицательный у исходного абонемента и положительный у целевого. У обоих установлен системный способ «Перевод средств внутри филиала», а в комментарии есть ссылка на вторую карточку. Это проводка перераспределения, а не новый приём денег и не возврат клиенту: она не должна попадать в стандартные ДДС, «Оборот» и PnL. Для технической проверки откройте «ДДС» → «Ещё фильтры» → «Способы платежа», явно выберите «Перевод средств внутри филиала» и примените фильтр.

Проверьте операцию в карточке и отчётах

После возврата откройте карточку клиента → список платежей или «Отчёты» → «ДДС» и найдите возврат по текущей дате, сумме и способу. После переноса остатка проверьте историю исходного и нового абонементов. После переноса переплаты проверьте обе карточки: у исходной должна уменьшиться переплата, у целевой — увеличиться сумма оплат.

Архивный способ оплаты не доступен для нового ручного платежа или возврата, но архивирование не удаляет исторические движения. По умолчанию ДДС и «Оборот» продолжают учитывать такие способы, чтобы не потерять фактические суммы; PnL также не исключает их только из-за архива. Не сужайте вручную фильтр по способам, если сверяете полный период: архивный способ можно выбрать в фильтре явно. Подробности настройки приведены в статье «Настройки платежей: способы, бонусы и архив».

Проверьте бонусы после возврата

Возврат запускает пересчёт бонуса продавца по возвратному платёжному событию. Его результат зависит от способа возврата и правил тарифа: для импорта или способа, у которого отключён бонус продавца, автоматического начисления нет; при правиле полного бонуса за первый платёж обязательно проверьте расчётный лист продавца, а не предполагаемую сумму корректировки.

Бонусные баллы клиента при возврате DoCRM автоматически не списывает. Если их уже начислили за исходную оплату, откройте карточку клиента → «Бонусы клиента», проверьте историю и при необходимости выполните отдельную ручную корректировку по согласованному правилу. Порядок и права описаны в статье «Бонусы, отзывы и лента событий клиента».

Готово: итоговаяденьги операциялибо выполненавозвращены поклиенту, нужномулибо абонементу,корректно аперераспределены еёмежду абонементами без создания фиктивного денежного потока; результат можно проверить в карточке клиентакарточках и спискенужном платежей.отчёте.