Отмена, возврат, перенос и переплата по абонементу
Для кого этаи инструкциячто получится
Для сотрудника, которому рольнужно разрешаетотменить выполнятьабонемент, итоговыевернуть операцииденьги поили абонементамперенести инеиспользованный платежамостаток. клиентов.Эта страница поможет выбрать правильную операцию до изменения финансовых данных.
Где находится
В левом меню нажмите «Клиенты» → откройте строкукарточку клиента → «Абонементы» → у нужной карточки нажмите иконку «…» справа вверху. Строка «Переплата» и действие рядом с ней отображаются внутри карточки абонемента.
ОткройтеВыберите менюоперацию действийпо абонементарезультату
Откройте
| Что |
Операция | Что |
|---|---|---|
| Вернуть |
«Возврат внесенной суммы» |
Создаётся отдельный отрицательный платёж; абонемент остаётся в текущем статусе. |
| Закрыть абонемент и вернуть деньги | «Возврат с отменой абонемента» |
Создаётся возврат, будущие записи должны быть отменены, статус абонемента меняется. |
| Передать оставшиеся уроки другому клиенту | «Перенести» | У получателя создаётся новый абонемент с пропорциональным остатком. |
| Направить уже полученную переплату на другой абонемент | «Распорядиться переплатой» | Создаются два внутренних платежа без нового приёма и возврата денег. |
Важно: не используйте возврат для архивногопереноса денег между абонементами. Возврат является реальным денежным расходом и попадает в финансовые отчёты по дате возврата. Внутренний перенос переплаты не означает движение денег через кассу или отменённогобанк.
Перейдите к подробной инструкции
- «Возврат денег и отмена абонемента» — полный или частичный возврат, отмена будущих записей, статус абонемента, ДДС, PnL и бонусы.
- «
ВозвратПереносизостаткаархивногоиабонемента».переплаты между абонементами» — передача уроков другому клиенту и внутреннее перераспределение уже полученных денег.
Меню недоступно при доступе к карточке только для чтения. Набор доступных действий также зависит и от статуса абонемента.
Сначала выберите правильную операцию
Не используйте возврат как способ перенести деньги между абонементами: возврат создаёт настоящий расход денег. Для перераспределения уже полученной суммы используйте только «Распорядиться переплатой».
Отмените абонемент с возвратом
В меню «…» выберите «Возврат с отменой абонемента». Для черновика откроется «Отмена абонемента», для предоплаты — «Возврат предоплаты c отменой», для остальных случаев — «Возврат абонемента c отменой».
В окне проверьте показанный список платежей. Если абонемент не является черновиком, укажите сумму возврата и способ возврата. По умолчанию DoCRM подставляет разницу между оплатами клиента и списаниями услуг, но это не освобождает от проверки суммы. Для способа оплаты «офлайн-карта» можно нажать «Добавить» и заполнить пары «Название» / «Значение» в описании платежа. Всегда заполните «Причина» не короче четырёх символов, затем нажмите «Сохранить».
Если у абонемента есть будущие записи на уроки, вместо формы система сначала открывает проверку отмены. Нажмите «Отменить записи», закончите проверку и только затем подтверждайте операцию: пока записи существуют, DoCRM не выполнит отмену или возврат абонемента.
Важно: возврат не удаляет исходную оплату. DoCRM создаёт отдельное возвратное движение текущими датой и временем, поэтому оно попадёт в ДДС периода возврата; в PnL оно также попадёт, если выбранный способ не исключён из этого отчёта. Это не период первоначальной продажи. Для активного абонемента DoCRM при необходимости создаёт коррекцию выручки, если возврат превышает текущий финансовый баланс; не пытайтесь компенсировать её отдельным ручным платежом или переносить эффект в прошлый период.
После сохранения черновик или новый абонемент становится отменённым. Предоплаченный и оплаченный абонемент также отменяется, а активный архивируется. Для замороженного абонемента DoCRM применяет сценарий его статуса до заморозки. Исходные платежи и история остаются в карточке для проверки.
Верните внесённую сумму без отмены
В меню «…» выберите «Возврат внесенной суммы». В окне «Возврат оплаты в абонементе» проверьте «Остаток баланса», укажите сумму не больше остатка, способ и причину не короче четырёх символов, затем нажмите «Сохранить».
Этот сценарий создаёт отрицательный платёж текущими датой и временем, уменьшает сумму оплат абонемента, но не отменяет его. Используйте его, например, когда клиенту возвращают часть реально полученных средств, а сам абонемент продолжает действовать. Если нужно лишь направить деньги на другой абонемент, не выбирайте этот пункт — используйте переплату ниже.
Для архивного или отменённого абонемента выберите «Возврат из архивного абонемента». Диалог покажет остаток баланса и объяснит, что перед возвратом система начисляет сумму из выручки в пользу абонемента. Проверьте это значение до сохранения.
Создайте переплату только из фактически полученных денег
Строка «Переплата» появляется, когда сумма платежей клиента больше стоимости абонемента с учётом его корректировок. В «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы» нажмите «Регистрация платежа по абонементу»: поле «Сумма» по умолчанию заполняется остатком, но в него можно внести большую сумму. После сохранения фактически полученной суммы превышение будет показано в строке «Переплата».
Так делают, например, когда клиент одним платежом вносит деньги за текущий абонемент и часть суммы для другого. Не регистрируйте лишний платёж, которого не было в кассе, на эквайринге или в банке: это исказит ДДС, историю оплат и бонусы. Если деньги уже были приняты на исходный абонемент, переплата создаётся из его реального остатка автоматически.
Перенесите остаток абонемента другому клиенту
В меню исходного неархивного и неотменённого абонемента нажмите «Перенести». В окне «Перенос остатков абонемента в карточку другого клиента» найдите получателя по ФИО или номеру телефона и нажмите «Перенести данные».
DoCRM не меняет владельца исходной карточки и не переносит всю её историю. Система оставляет у исходного клиента использованную часть, а у получателя создаёт новый абонемент с названием «(Перенесён)», доступными единицами времени и стоимостью, пропорциональными неиспользованному остатку. Параметры тарифа, ограничения и связанные настройки переносятся в новый абонемент; платежи, относящиеся к уже использованной части, остаются у исходного.
Перенос недоступен для безлимитного абонемента, при нулевом числе единиц времени или если в нём не осталось доступных единиц. После операции в истории обеих карточек появится взаимная запись о переносе. Если после разделения в исходном абонементе образовалась переплата, DoCRM автоматически переведёт её в новый абонемент техническим внутренним переводом.
Перенесите только переплату на другой абонемент
Если в карточке есть строка «Переплата», нажмите рядом «Распорядиться переплатой». В окне:
Выберите адрес и укажите сумму.В поле «Кому отправить» выберите «Другому клиенту» или «Текущему клиенту».Для другого клиента найдите его в поле «Укажите клиента».Выберите целевой абонемент из списка.Нажмите «Отправить».
Сумма должна быть больше нуля и не больше строки «Переплата». Целевой абонемент обязателен: в список не попадают исходный, архивные и отменённые абонементы. Если подходящих абонементов нет, система сообщает об этом вместо списка. В таком случае отмените операцию и сначала оформите или найдите целевой абонемент — не переносите деньги наугад.
После сохранения DoCRM создаёт два платежа текущими датой и временем: отрицательный у исходного абонемента и положительный у целевого. У обоих установлен системный способ «Перевод средств внутри филиала», а в комментарии есть ссылка на вторую карточку. Это проводка перераспределения, а не новый приём денег и не возврат клиенту: она не должна попадать в стандартные ДДС, «Оборот» и PnL. Для технической проверки откройте «ДДС» → «Ещё фильтры» → «Способы платежа», явно выберите «Перевод средств внутри филиала» и примените фильтр.
Проверьте операцию в карточке и отчётах
После возврата откройте карточку клиента → список платежей или «Отчёты» → «ДДС» и найдите возврат по текущей дате, сумме и способу. После переноса остатка проверьте историю исходного и нового абонементов. После переноса переплаты проверьте обе карточки: у исходной должна уменьшиться переплата, у целевой — увеличиться сумма оплат.
Архивный способ оплаты не доступен для нового ручного платежа или возврата, но архивирование не удаляет исторические движения. По умолчанию ДДС и «Оборот» продолжают учитывать такие способы, чтобы не потерять фактические суммы; PnL также не исключает их только из-за архива. Не сужайте вручную фильтр по способам, если сверяете полный период: архивный способ можно выбрать в фильтре явно. Подробности настройки приведены в статье «Настройки платежей: способы, бонусы и архив».
Проверьте бонусы после возврата
Возврат запускает пересчёт бонуса продавца по возвратному платёжному событию. Его результат зависит от способа возврата и правил тарифа: для импорта или способа, у которого отключён бонус продавца, автоматического начисления нет; при правиле полного бонуса за первый платёж обязательно проверьте расчётный лист продавца, а не предполагаемую сумму корректировки.
Бонусные баллы клиента при возврате DoCRM автоматически не списывает. Если их уже начислили за исходную оплату, откройте карточку клиента → «Бонусы клиента», проверьте историю и при необходимости выполните отдельную ручную корректировку по согласованному правилу. Порядок и права описаны в статье «Бонусы, отзывы и лента событий клиента».остатка.
Готово: деньгивы либовыбрали возвращеныоперацию клиенту,по либоеё корректнофинансовому перераспределены между абонементами без создания фиктивного денежного потока; результат можно проверить в карточкахрезультату и нужномперешли отчёте.к подробному безопасному сценарию.