Перенос остатка и переплаты между абонементами

Для кого и что получится

Для сотрудника с правами на работу с абонементами и платежами. Вы сможете:

передать другому клиенту весь неиспользованный остаток абонемента;
отдать другому клиенту только часть остатка — например, один урок;
разделить оставшиеся уроки между двумя клиентами;
направить переплату на другой абонемент без фиктивного возврата и повторного приёма денег.

Где находится

Откройте «Клиенты» → карточку клиента. Нужные действия находятся в блоке «Абонементы»:

меню «…» → «Перенести» — перенос всего неиспользованного остатка;
меню «…» → «Изменить абонемент» — изменение условий конкретного абонемента;
«Распорядиться переплатой» рядом со строкой «Переплата» — перевод денег между абонементами;
«Оформить абонемент» — создание абонемента получателю.

Не путайте два переноса

Операция	Что переносится	Результат
«Перенести»	Весь неиспользованный остаток и его пропорциональная стоимость	У другого клиента создаётся новый абонемент. Выбрать только часть остатка нельзя.
Изменение условий и перевод переплаты	Выбранное количество уроков и соответствующая часть стоимости	Остаток делится между исходным и другим клиентом.
«Распорядиться переплатой»	Фактически полученная сумма сверх стоимости исходного абонемента	Переплата уменьшается у исходного и становится оплатой целевого абонемента.

Обе операции не являются возвратом клиенту.

Передайте весь остаток другому клиенту

У исходного неархивного и неотменённого абонемента нажмите «…» → «Перенести».
В окне «Перенос остатков абонемента в карточку другого клиента» найдите получателя по ФИО или телефону.
Проверьте выбранного клиента и нажмите «Перенести данные».

DoCRM оставляет у исходного клиента использованную часть, а у получателя создаёт новый абонемент с названием «(Перенесён)». Количество единиц времени и стоимость рассчитываются пропорционально неиспользованному остатку. Параметры тарифа и ограничения переходят в новый абонемент; платежи использованной части остаются в исходном.

Перенос недоступен для безлимитного абонемента, при нулевом количестве единиц или отсутствии доступного остатка. В истории обеих карточек появляется взаимная запись. Если после разделения образуется переплата, DoCRM переводит её в новый абонемент внутренним способом.

Передайте только часть остатка

В DoCRM нет отдельной команды «Передать один урок». Для частичного переноса нужно разделить не только уроки, но и стоимость абонемента. Тогда у исходного клиента образуется реальная переплата, которую можно направить в новый абонемент другого клиента.

Используйте эту схему, если оба клиента должны продолжить занятия за счёт одного оплаченного абонемента.

Короткая схема: уменьшите количество уроков и стоимость исходного абонемента → оформите второму клиенту абонемент на передаваемую часть → направьте в него образовавшуюся переплату через «Распорядиться переплатой». Одна только операция «Распорядиться переплатой» не переносит уроки, а команда «Перенести» отдаст весь неиспользованный остаток.

Сначала рассчитайте новые условия

Возьмите стоимость исходного абонемента из его карточки. Не подставляйте текущую цену тарифа из настроек: в абонементе могла применяться скидка или индивидуальная цена.

Для обычного равномерного расчёта:

Стоимость передаваемой части = стоимость абонемента ÷ общее количество уроков × количество передаваемых уроков

Новая стоимость исходного абонемента = прежняя стоимость − стоимость передаваемой части

Новое количество уроков исходного абонемента = прежнее количество − количество передаваемых уроков

Если школа считает абонементы не в уроках, а в единицах времени, переносите соответствующее количество единиц. В окне редактирования DoCRM может показывать подсказку «Уроков (1 урок — N минут)».

Пример: передайте один урок

У первого клиента полностью оплачен абонемент на 10 уроков стоимостью 10 000 ₽. Нужно оставить ему 9 уроков, а один передать второму клиенту.

Что проверить	Первый клиент	Второй клиент
Количество уроков после разделения	9	1
Стоимость абонемента после разделения	9 000 ₽	1 000 ₽
Переводимая переплата	−1 000 ₽	+1 000 ₽

После уменьшения стоимости исходного абонемента с 10 000 до 9 000 ₽ его прежняя оплата не исчезает. Разница 1 000 ₽ становится переплатой. Эту сумму нужно перевести в абонемент второго клиента.

Пример: разделите абонемент пополам

Если из тех же 10 уроков нужно оставить каждому клиенту по 5, измените исходный абонемент на 5 уроков и 5 000 ₽, а второму клиенту оформите абонемент на 5 уроков и 5 000 ₽. Затем переведите образовавшуюся переплату 5 000 ₽.

Шаг 1. Уменьшите исходный абонемент

Откройте карточку первого клиента и найдите нужный абонемент.
Нажмите «…» → «Изменить абонемент».
В окне «Редактировать абонемент» раскройте блок «Тариф».
У выбранного тарифа нажмите значок карандаша.
В окне «Редактировать условия абонемента» измените «Стоимость» и количество единиц времени. Если доступно отдельное поле «Уроков (1 урок — N минут)», можно указать количество уроков в нём.
Сохраните новые условия, затем сохраните сам абонемент.
Вернитесь к абонементу и убедитесь, что рядом со строкой «Переплата» появилась рассчитанная сумма.

Количество единиц нельзя уменьшить ниже уже использованных и запланированных. Если DoCRM не позволяет поставить нужное значение, проверьте будущие записи клиента и перенесите либо отмените лишние.

Шаг 2. Создайте абонемент второму клиенту

Откройте карточку второго клиента.
В блоке «Абонементы» нажмите «Оформить абонемент».
Выберите подходящий тариф и нажмите значок карандаша рядом с ним.
В окне «Редактировать условия абонемента» укажите количество передаваемых уроков и рассчитанную стоимость передаваемой части.
Сохраните условия и оформите абонемент.

Не регистрируйте в новом абонементе отдельный платёж: его оплатой станет перевод переплаты от первого клиента.

Шаг 3. Переведите переплату

Вернитесь в абонемент первого клиента и нажмите «Распорядиться переплатой».
В поле «Сумма» укажите стоимость передаваемой части.
В блоке «Кому отправить» выберите «Другому клиенту».
В поле «Укажите клиента» найдите второго клиента.
В поле «Абонемент» выберите созданный для него абонемент.
Нажмите «Отправить».

DoCRM создаст два связанных внутренних платежа текущими датой и временем: отрицательный в исходном абонементе и положительный в целевом.

Проверьте разделение

После операции должно выполняться четыре условия:

сумма уроков двух абонементов равна исходному количеству уроков;
сумма их стоимостей равна прежней фактической стоимости исходного абонемента;
переплата первого клиента уменьшилась на переведённую сумму;
в целевом абонементе появилась оплата способом «Перевод средств внутри филиала».

Если исходный абонемент оплачен не полностью, уменьшение стоимости может создать переплату меньше стоимости передаваемых уроков либо не создать её вовсе. Доступная переплата рассчитывается как положительная разница между фактическими платежами и новой стоимостью абонемента. Перед разделением проверьте сумму оплат и долг.

Создайте переплату только из реального платежа

Строка «Переплата» появляется, когда сумма фактических платежей выше стоимости абонемента с учётом корректировок. При регистрации платежа поле суммы можно увеличить сверх остатка — превышение и станет переплатой.

Не регистрируйте сумму, которой не было в кассе, банке или эквайринге. Фиктивный платёж исказит ДДС, историю и бонусы.

Перенесите переплату

Нажмите «Распорядиться переплатой».
Выберите адрес и сумму не больше доступной переплаты.
В поле «Кому отправить» выберите текущего или другого клиента.
При необходимости найдите другого клиента.
Выберите целевой абонемент.
Нажмите «Отправить».

Исходный, архивные и отменённые абонементы не предлагаются как цель. Если подходящего абонемента нет, сначала оформите его и только затем повторите перенос.

После сохранения DoCRM создаёт два платежа текущими датой и временем: отрицательный в исходном абонементе и положительный в целевом. Оба используют системный способ «Перевод средств внутри филиала» и содержат ссылку на связанную карточку. Этот способ по умолчанию не выбран в ДДС и «Обороте», а из PnL исключается системой. Для технической проверки выберите его явно в фильтре ДДС. Не считайте такой перевод новой выручкой или новым поступлением денег.

Проверьте результат

Откройте обе карточки и проверьте остатки, стоимость и взаимные записи истории. После переноса переплаты проверьте две платежные строки: переплата исходного должна уменьшиться, а сумма оплат целевого — увеличиться на ту же величину.

Готово: уроки или переплата перенесены между нужными абонементами без нового денежного потока и с проверяемой связью двух карточек.