Платёж, ссылка на оплату, продление и заморозка

Для кого эта инструкция

Для сотрудника, которому роль разрешает работать с платежами и действующими абонементами клиента.

Где находится

В левом меню нажмите «Клиенты» → откройте строку клиента → в карточке выберите вкладку «Абонементы» → найдите нужную карточку абонемента.

Сформируйте и отправьте ссылку на оплату

Откройте «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы». Если у клиента есть хотя бы один не полностью оплаченный активный абонемент, вверху вкладки доступна кнопка «Сформировать ссылку на оплату». В карточке конкретного абонемента доступно то же действие для одного абонемента.

Перед новой ссылкой DoCRM проверяет неоплаченные и неистёкшие ордера. В окне «Уже есть неоплаченные ордера» можно скопировать ссылку существующего ордера кнопкой с иконкой копирования, открыть его для изменения карандашом или выбрать «Создать новый». Не создавайте второй ордер, пока не проверили первый: оба будут относиться к тем же абонементам.

В окне «Сформировать ссылку для оплаты» последовательно заполните:

«Адрес» — от него зависит доступность подключённого онлайн-эквайринга.
«Метод оплаты» — выберите подключённый TBank или ЮKassa, доступный этому адресу. Если подходящих методов нет, в поле будет «Нет вариантов»; настройку выполняет администратор.
«Сумма к оплате». При общей ссылке на несколько абонементов можно изменить сумму по каждой строке, удалить строку или нажать «Добавить абонемент».
«Время истечения». Его можно не задавать кнопкой «Нет» либо быстро выбрать «+1 день», «+3 дня», «+7 дней» или «+30 дней».

Для одного абонемента после проверки нажмите «Отправить клиенту»: DoCRM создаст или обновит ордер и запустит отправку клиенту. Нажмите «Скопировать ссылку на оплату», если будете вставлять её в сообщение вручную. Для общей ссылки доступно копирование: после него выберите канал и отправьте ссылку из нужного диалога.

Зарегистрируйте оплату вручную или через терминал

В карточке нужного абонемента нажмите «Внести платеж». В окне «Регистрация платежа по абонементу» укажите «Сумма», «Способ», адрес и, если появились обязательные поля мета-информации, заполните их. Для нетерминального способа можно добавить «Заметку». Нажмите «Сохранить».

Если в поле «Способ» выбран терминальный тип (карта, наличные или СБП через терминал), обычная заметка заменяется привязкой к оборудованию:

В поле «Сервис для оплаты» выберите «Evotor Терминалы» или «Aqsi Эквайринг».
Для Evotor выберите «Терминал Evotor». Точка с отметкой «(Занята)» недоступна.
Для Aqsi выберите «Точка оплаты Aqsi». В списке остаются только точки выбранного адреса; занятую точку выбрать нельзя. Если подходящих точек нет, DoCRM показывает «Нет точек оплаты Aqsi по выбранному адресу».
Проверьте сумму и адрес, затем нажмите «Сохранить» и завершите платёж на терминале.

Важно: выбор терминала создаёт ожидающую операцию именно для выбранных абонемента, суммы, адреса и терминала. После подтверждения оплаты терминалом DoCRM создаёт движение средств и применяет платёж к абонементу; не регистрируйте второй ручной платёж, пока не проверили результат в карточке.

Техническое подключение эквайринга и кассовых точек описано в статье «Платежи: TBank, ЮKassa, Evotor и Aqsi».

Проверьте привязку платежа

Чтобы увидеть операции по абонементу, нажмите «Платежи ↓» рядом со строкой «Стоимость». В таблице будут сумма, дата, инициатор, способ, номер ссылки, номер продажи, комментарий и заметка. У пользователя с доступом к изменению операций в строках таблицы есть действия редактирования.

Отправьте предложение договора клиенту

В карточке абонемента найдите строку «Договор» и нажмите «Отправить». Если предложение уже отправлялось, кнопка называется «Отправить заново». После отправки в строке отображается «Договор от …» с датой.

Это действие отправляет предложение по абонементу; типы договоров для финансовых статей здесь не создаются и не выбираются. Их настраивает администратор в разделе «Типы договоров: создание, архив и связь со статьями учёта».

Продлите абонемент

В карточке оплаченного или активного абонемента нажмите «Продлить». Кнопка не показывается для абонемента без срока действия, а после продления становится недоступной и меняет подпись на «Уже продлён».

В окне «Продлить абонемент?» проверьте длительность продления, текущий и новый срок действия. Нажмите «Продлить», только если даты верны.

Для отдельных статусов доступно изменение периода по специальным правам роли. Это другой сценарий: не путайте его с обычной кнопкой «Продлить».

Заморозьте абонемент

В той же карточке нажмите «Заморозить абонемент на …». Кнопка показывается только для оплаченного или активного абонемента, если в школе включена заморозка, у сотрудника есть право на неё и у абонемента остались дни заморозки.

В окне «Заморозить абонемент» проверьте дату начала и срок. Если в настройках школы включено отключение уроков по замороженному абонементу, окно дополнительно перечислит следующие уроки, которые будут отменены. Нажмите «Заморозить» после проверки.

Просматривайте состояние

В верхней части каждой карточки есть статус. После успешного продления или завершённой заморозки система дополнительно показывает отметки «БЫЛ ПРОДЛЕН» и «БЫЛ ЗАМОРОЖЕН». В самой карточке также видны адрес, остаток к оплате, долг, стоимость, внесённая и оказанная сумма, комментарий и переплата — если соответствующие данные есть.

Учтите автоматическое завершение срока

DoCRM каждый день в 00:00 по часовому поясу филиала проверяет сроки абонементов. Новый абонемент с ненулевой стоимостью и без единой оплаты после истечения срока предоплаты автоматически получает статус отменённого.

У активного абонемента после окончания календарного дня срока действия DoCRM автоматически создаёт движение оказанной услуги на нераспознанный остаток оплаченной стоимости и архивирует абонемент. Движение создаётся моментом работы этой ежедневной задачи, поэтому доход попадёт в PnL за дату автоматического завершения, а не за дату последнего урока. В ДДС этой строки не будет: это «Документ оказания услуг», а не платёж.

Перед окончанием срока проверьте карточку: если абонемент нужно продолжить, используйте «Продлить» до автоматического завершения. После архивации действуют другие операции и ограничения, в том числе «Восстановить расширением» или возврат из архивного абонемента.

Готово: платёж или ссылка оформлены, либо срок и заморозка абонемента отражены в его карточке.