Платёж, ссылка на оплату, продление и заморозка

Для кого эта инструкция

Для сотрудника, которому роль разрешает работать с платежами и действующими абонементами клиента.

Где находится

В левом меню нажмите «Клиенты» → откройте строку клиента → в карточке выберите вкладку «Абонементы» → найдите нужную карточку абонемента.

Сформируйте и отправьте ссылку на оплату

Откройте «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы». Если у клиента есть хотя бы один не полностью оплаченный активный абонемент, вверху вкладки доступна кнопка «Сформировать ссылку на оплату». В карточке конкретного абонемента доступно то же действие для одного абонемента.

Перед новой ссылкой DoCRM проверяет неоплаченные и неистёкшие ордера. В окне «Уже есть неоплаченные ордера» можно скопировать ссылку существующего ордера кнопкой с иконкой копирования, открыть его для изменения карандашом или выбрать «Создать новый». Не создавайте второй ордер, пока не проверили первый: оба будут относиться к тем же абонементам.

В окне «Сформировать ссылку для оплаты» последовательно заполните:

«Адрес» — от него зависит доступность подключённого онлайн-эквайринга.
«Метод оплаты» — выберите подключённый TBank или ЮKassa, доступный этому адресу. Если подходящих методов нет, в поле будет «Нет вариантов»; настройку выполняет администратор.
«Сумма к оплате». При общей ссылке на несколько абонементов можно изменить сумму по каждой строке, удалить строку или нажать «Добавить абонемент».
«Время истечения». Его можно не задавать кнопкой «Нет» либо быстро выбрать «+1 день», «+3 дня», «+7 дней» или «+30 дней».

Для одного абонемента после проверки нажмите «Отправить клиенту»: DoCRM создаст или обновит ордер и запустит отправку клиенту. Нажмите «Скопировать ссылку на оплату», если будете вставлять её в сообщение вручную. Для общей ссылки доступно копирование: после него выберите канал и отправьте ссылку из нужного диалога.

Что увидит клиент после попытки оплаты

После возврата из банка DoCRM показывает отдельный экран результата. При успешной операции клиент увидит «Спасибо, оплата принята». При отказе банка — «Ошибка банка, оплата не принята». Для истёкшей, некорректной или больше не подходящей ссылки система предложит связаться со школой и получить новую.

Кнопка «Вернуться в DoCRM» возвращает клиента в личный кабинет. Этот экран сообщает результат попытки, но сотруднику всё равно следует проверить платёж в карточке абонемента или отчёте по платёжным ссылкам. Не просите клиента повторять оплату только по сообщению в переписке: сначала исключите задержку подтверждения и уже проведённую операцию.

Зарегистрируйте оплату вручную или через терминал

В карточке нужного абонемента нажмите «Внести платеж». В окне «Регистрация платежа по абонементу» укажите «Сумма», «Способ», адрес и, если появились обязательные поля мета-информации, заполните их. Для нетерминального способа можно добавить «Заметку». Нажмите «Сохранить».

Если в поле «Способ» выбран терминальный тип (карта, наличные или СБП через терминал), обычная заметка заменяется привязкой к оборудованию:

В поле «Сервис для оплаты» выберите «Evotor Терминалы» или «Aqsi Эквайринг».
Для Evotor выберите «Терминал Evotor». Точка с отметкой «(Занята)» недоступна.
Для Aqsi выберите «Точка оплаты Aqsi». В списке остаются только точки выбранного адреса; занятую точку выбрать нельзя. Если подходящих точек нет, DoCRM показывает «Нет точек оплаты Aqsi по выбранному адресу».
Проверьте сумму и адрес, затем нажмите «Сохранить» и завершите платёж на терминале.

Важно: выбор терминала создаёт ожидающую операцию именно для выбранных абонемента, суммы, адреса и терминала. После подтверждения оплаты терминалом DoCRM создаёт движение средств и применяет платёж к абонементу; не регистрируйте второй ручной платёж, пока не проверили результат в карточке.

Техническое подключение эквайринга и кассовых точек описано в статье «Платежи: TBank, ЮKassa, Evotor и Aqsi».

Проверьте привязку платежа

Чтобы увидеть операции по абонементу, нажмите «Платежи ↓» рядом со строкой «Стоимость». В таблице будут сумма, дата, инициатор, способ, номер ссылки, номер продажи, комментарий и заметка. У пользователя с доступом к изменению операций в строках таблицы есть действия редактирования.

Исправьте адрес уже проведённого платежа

Если платёж отнесли не к тому адресу школы, не создавайте второй платёж и не оформляйте возврат только ради исправления адреса. Откройте «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы» → нужный абонемент → «Платежи ↓». В строке нужного платежа нажмите «Действия» → «Коррекция».

В окне коррекции выберите правильный «Адрес», заполните «Причина исправления» и сохраните. Это действие предназначено только для технической ошибки внесения. Оно доступно сотруднику с финансовым правом на коррекцию движения или изменение даты движения; без права меню «Действия» не появится.

После сохранения снова раскройте «Платежи ↓» и убедитесь, что в строке указан правильный адрес. Коррекция оставляет историю изменения, поэтому в причине кратко укажите, что именно было исправлено.

Отправьте предложение договора клиенту

В карточке абонемента найдите строку «Договор» и нажмите «Отправить». Если предложение уже отправлялось, кнопка называется «Отправить заново». После отправки в строке отображается «Договор от …» с датой.

Это действие отправляет предложение по абонементу; типы договоров для финансовых статей здесь не создаются и не выбираются. Их настраивает администратор в разделе «Типы договоров: создание, архив и связь со статьями учёта».

Продлите абонемент

В карточке оплаченного или активного абонемента нажмите «Продлить». Кнопка не показывается для абонемента без срока действия, а после продления становится недоступной и меняет подпись на «Уже продлён».

В окне «Продлить абонемент?» проверьте длительность продления, текущий и новый срок действия. Нажмите «Продлить», только если даты верны.

Для отдельных статусов доступно изменение периода по специальным правам роли. Это другой сценарий: не путайте его с обычной кнопкой «Продлить».

Заморозьте абонемент

В той же карточке нажмите «Заморозить абонемент на …». Кнопка показывается только для оплаченного или активного абонемента, если в школе включена заморозка, у сотрудника есть право на неё и у абонемента остались дни заморозки.

В окне «Заморозить абонемент» проверьте дату начала и срок. Если в настройках школы включено отключение уроков по замороженному абонементу, окно дополнительно перечислит следующие уроки, которые будут отменены. Нажмите «Заморозить» после проверки.

Просматривайте состояние

В верхней части каждой карточки есть статус. После успешного продления или завершённой заморозки система дополнительно показывает отметки «БЫЛ ПРОДЛЕН» и «БЫЛ ЗАМОРОЖЕН». В самой карточке также видны адрес, остаток к оплате, долг, стоимость, внесённая и оказанная сумма, комментарий и переплата — если соответствующие данные есть.

Учтите автоматическое завершение срока

DoCRM каждый день в 00:00 по часовому поясу филиала проверяет сроки абонементов. Новый абонемент с ненулевой стоимостью и без единой оплаты после истечения срока предоплаты автоматически получает статус отменённого.

У активного абонемента после окончания календарного дня срока действия DoCRM автоматически создаёт движение оказанной услуги на нераспознанный остаток оплаченной стоимости и архивирует абонемент. Движение создаётся моментом работы этой ежедневной задачи, поэтому доход попадёт в PnL за дату автоматического завершения, а не за дату последнего урока. В ДДС этой строки не будет: это «Документ оказания услуг», а не платёж.

Перед окончанием срока проверьте карточку: если абонемент нужно продолжить, используйте «Продлить» до автоматического завершения. После архивации действуют другие операции и ограничения, в том числе «Восстановить расширением» или возврат из архивного абонемента.

Готово: платёж или ссылка оформлены, либо срок и заморозка абонемента отражены в его карточке.