Источники заявок: внешний сервис и почта

Для кого эта инструкция

Инструкция для администратора, который принимает заявки из формы, лендинга, рекламного сервиса или почтового ящика. Результат настройки — DoCRM получает заявку, создаёт сделку с нужными полями и запускает выбранную обработку.

Где находится

Нажмите шестерёнку внизу левого меню → «Общие настройки». В карточке «Настройка источников лидов» нажмите карандаш справа вверху. В окне «Настройка источников лидов» нажмите «Добавить запись».

Карточка доступна в режиме MiniCRM. Для её изменения нужна возможность роли «~~Настройка~~Устанавливать настройки школы».

Что нужно перед началом

Для внешнего сервиса подготовьте возможность отправить тестовую заявку на URL DoCRM. В тестовой заявке обязательно должен быть номер телефона: без сопоставления с полем «Номер телефона» мастер не даст закончить настройку.

Для источника «Заявки с почты» сначала подключите и включите в интерфейсе почтовый ящик. Если включённых ящиков нет, этот тип источника в мастере недоступен.

Создайте источник из внешнего сервиса

В первом шаге мастера «Укажите источник сделок» введите название сервиса и в списке «Выберите тип стороннего сервиса» оставьте «Внешний источник заявок». Если в школе несколько адресов, появится поле «Адрес клиента» — выберите адрес, к которому относятся заявки. Нажмите «Далее».

На шаге «Настройте пересылку заявок» DoCRM покажет URL вида https://***.docrm.org/api/leadapi/webhook?service=…&password=…, где *** — поддомен вашей школы. Нажмите иконку копирования и укажите выданный DoCRM URL в настройке webhook, формы или пересылки внешнего сервиса. DoCRM принимает заявки, отправленные методом GET или POST.

Важно: URL содержит пароль источника. Не публикуйте его в открытом доступе и не используйте один URL для разных независимых источников.

Отправьте и проверьте тестовую заявку

После перехода далее мастер показывает шаг «Ожидание тестовой заявки…». Отправьте из внешнего сервиса реальную тестовую заявку с тем набором полей, который будет приходить в работе. DoCRM ожидает её и затем открывает шаг «Проверьте тестовую заявку».

В левой части показаны полученные поля, а справа — их соответствие полям DoCRM. Для нужного поля откройте выбор типа и укажите один из вариантов:

«Системное поле»;
«Пользовательское поле клиента»;
«Пользовательское поле сделки»;
«Произвольное поле»;
«Создать тег из поля».

Подтвердите выбор кнопкой «Принять». Для номера телефона выберите системное поле «Номер телефона». Остальные ненужные поля можно оставить без соответствия. Если тестовая заявка пришла не в том виде, нажмите «Сбросить заявку» и отправьте новую.

Дополните данные и назначьте стартовую обработку

На шаге «Дополните заявки из источника …» можно добавить постоянные пользовательские поля сделки и клиента, включить «Перезаписывать пользовательские поля существующих клиентов», а также назначить «Теги лида» и «Теги клиента».

Переключатель перезаписи влияет только на повторные заявки: при включении значения выбранных пользовательских полей клиента будут заменяться данными этого источника.

На последнем шаге «Стартовые автоматизации по заявкам из источника» выберите один из вариантов.

Выберите «Воронка», затем «Этап» — новая сделка из этого источника попадёт в выбранную воронку и на выбранный этап. Если это этап отказа, обязательно укажите «Причина отказа».
Оставьте значение «Общие системные автоматизации» — DoCRM не назначит сделку в конкретную воронку и применит общий системный сценарий обработки.

Важно: это не пустая настройка. Выбор определяет, с какого сценария и состояния начнёт обрабатываться каждая новая заявка из источника.

Нажмите «Готово», затем в окне «Настройка источников лидов» нажмите «Сохранить». «Готово» завершает мастер только локально; именно «Сохранить» записывает список источников в DoCRM.

Создайте источник «Заявки с почты»

В первом шаге мастера в списке «Выберите тип стороннего сервиса» выберите «Заявки с почты», затем в поле «Выберите почтовый ящик, куда приходит заявка» выберите подключённый ящик. Нажмите «Далее».

На шаге «Выберите письмо с типовой заявкой» DoCRM покажет входящие письма выбранного ящика. Откройте письмо при необходимости и нажмите «Выбрать» у письма с типичной заявкой. Письма доступны постранично по пять штук.

На шаге «Укажите структуру заявки» выделяйте в тексте письма сначала название поля, затем его значение и подтверждайте выбор соответствующей кнопкой. Повторите для всех необходимых данных; номер телефона нужно выделить обязательно. Затем на шаге проверки откройте другие письма и убедитесь, что DoCRM верно подсвечивает те же данные.

На следующем шаге сопоставьте выделенные поля с полями DoCRM так же, как для внешней заявки, обязательно указав «Номер телефона». Далее настройте дополнительные данные, теги и стартовую воронку, нажмите «Готово» и «Сохранить».

Важно: для одного почтового источника выбирайте письма с одинаковой структурой. Если формат письма меняется, правило разбора может перестать выделять нужные данные.

Измените или удалите источник

Откройте карточку «Настройка источников лидов» тем же путём. В нужном блоке нажмите «Редактировать источник», пройдите к требуемому шагу по пронумерованным кружкам и сохраните изменения. Чтобы удалить источник, нажмите иконку корзины в его блоке, затем «Сохранить» в общем окне.

Готово: источник отображается в списке с названием и сопоставлением полей. После следующей заявки DoCRM создаст сделку по указанному соответствию и применит выбранную стартовую обработку.