Почтовый ящик: подключение IMAP/SMTP и синхронизация

Для кого эта инструкция

Инструкция для администратора, который подключает общий почтовый ящик школы к DoCRM. После настройки сотрудники с доступом к почте смогут видеть этот ящик в почтовом виджете, а DoCRM сможет отправлять письма через SMTP и синхронизировать письма через IMAP.

Где находится

Нажмите шестерёнку внизу левого меню → «Общие настройки». В карточке «Почтовые ящики» нажмите значок + справа вверху. Чтобы изменить уже добавленный ящик, в этой же карточке нажмите «Редактировать» напротив него.

Что нужно перед началом

Подготовьте адрес ящика, имя отправителя, хост, порт, логин, пароль и настройку SSL для SMTP и IMAP. Для сохранения нового ящика DoCRM требует заполнить все эти данные.

Для изменения настроек нужна возможность роли «~~Настройка~~Устанавливать настройки школы». Для просмотра статуса синхронизации и кнопки «Обновить» также нужен доступ к почте и право работать с этим ящиком.

Заполните основную информацию

В окне «Добавление почтового ящика» заполните блок «Основное».

В поле «Название» укажите понятное внутреннее имя, например «Приёмная».
В поле «Имя отправителя» укажите подпись, которую должен видеть получатель письма.
В поле «Email» укажите адрес подключаемого ящика. Если «Название» не заполнено, DoCRM подставит туда этот адрес.
Поле «Адреса» появляется, когда в школе настроено несколько адресов. Выберите адреса, к которым относится этот ящик.

Настройте отправку через SMTP

В блоке «SMTP» заполните «Хост», «Порт», «Логин» и «Пароль». Переключатель «SSL» включает защищённое SMTP-подключение.

SMTP используется для отправки писем из DoCRM. Параметры берутся у почтового провайдера; не переносите их из другой системы без сверки хоста, порта и способа защиты.

Настройте синхронизацию через IMAP

В блоке «IMAP» заполните «Хост», «Порт», «Логин» и «Пароль», затем проверьте переключатель «SSL». Именно эти параметры нужны DoCRM, чтобы синхронизировать входящую и исходящую почту.

Важно: статус синхронизации становится доступен только после заполнения Email и IMAP-параметров. Если поля IMAP не заполнены, ящик можно увидеть в списке, но синхронизация не запустится.

Выберите поведение ящика

В блоке «Настройки» доступны два переключателя.

«Первичная синхронизация» по умолчанию включена. Оставьте её включённой, если после сохранения нужно сразу загрузить письма. Этот выбор делается только при создании ящика: при дальнейшем редактировании переключатель недоступен.
«Отображение в UI» определяет, будет ли ящик показан сотрудникам с доступом в почтовом виджете. Выключите его, если ящик нужен для технической обработки, но не должен быть доступен в интерфейсе.

Нажмите «Сохранить». При включённой первичной синхронизации DoCRM сообщает: «Почтовый ящик сохранён. Первичная синхронизация запущена.»

Проверьте подключение и обновите ящик

Откройте сохранённый ящик через «Редактировать». В блоке «Статус синхронизации» проверьте строки «Состояние», «Последняя успешная синхронизация», «Последняя ошибка» и «Первичная синхронизация завершена».

Кнопка «Обновить» доступна для существующего ящика с заполненными Email и IMAP-параметрами. Она запускает ручную синхронизацию; после запуска DoCRM показывает сообщение «Синхронизация запущена» и обновляет диагностические данные.

Если в статусе появляется ошибка, проверьте в первую очередь логин и пароль, хост, порт и SSL. DoCRM отдельно распознаёт ошибки авторизации, недоступный сервер, неверный хост и неполные настройки.

Используйте ящик для заявок с почты

Подключённый и включённый в UI ящик можно выбрать как источник типа «Заявки с почты» в настройке источников заявок. До подключения ящика этот вариант в мастере источника недоступен.

Ежедневная работа сотрудника с подключённым ящиком описана в статье «Почта: папки, поиск, переписка и вложения».

Готово: ящик отображается в карточке «Почтовые ящики», а его статус показывает «Подключён» или ход синхронизации. При необходимости его можно выбрать для источника заявок из почты.