Карточка клиента: контакты, данные, заметки и вкладки

Для кого эта инструкция

Для сотрудника, которому роль разрешает просматривать карточки клиентов; для изменения данных нужно право на редактирование карточки.

Где находится

В левом меню нажмите «Клиенты» → «Еще фильтры» → в блоке «Личные данные» заполните поле «Имя, почта, телефон» → нажмите «Применить». В найденной строке нажмите имя клиента рядом с аватаром. Откроется «Страница клиента».

Откройте карточку клиента

В левом меню нажмите «Клиенты». Чтобы найти клиента по имени, почте или телефону, нажмите «Еще фильтры», заполните поле «Имя, почта, телефон» в блоке «Личные данные» и нажмите «Применить». В найденной строке нажмите имя клиента рядом с аватаром — откроется «Страница клиента». Остальная часть строки не является ссылкой на карточку.

Чтобы создать нового клиента, оставайтесь в списке «Клиенты» и нажмите круглую кнопку с плюсом «Добавить клиента». После сохранения нажмите имя созданного клиента в списке так же, как для существующего клиента.

Измените данные клиента

В верхней части карточки, справа от имени клиента, нажмите иконку карандаша. В открывшейся форме измените нужные поля и сохраните изменения. Карандаш не показывается сотруднику, для которого карточка доступна только для чтения.

В карточке можно развернуть блоки «Номера клиента» и «Общая информация» — нажмите стрелку в заголовке нужного блока. В блоке общей информации отображаются, когда они есть в данных: адреса, ответственный, привязка к другому клиенту, связанные клиенты, почта, дата рождения, статус, теги и другие поля.

Нажатие на основной номер копирует его. Рядом могут быть иконки чата и звонка: чат доступен при доступе к мессенджеру, звонок — если контакты карточки не скрыты ролью.

Свяжите карточку ребёнка с родителем

Сначала создайте ребёнку отдельную карточку обычным способом: «Клиенты» → «Добавить клиента». Затем откройте именно карточку ребёнка, нажмите карандаш справа от имени и в поле «Привязать к клиенту» выберите карточку родителя. При необходимости оставьте включённым «Использовать номер другого клиента как основной» и сохраните изменения.

У ребёнка появится строка «Привязка к клиенту», а у родителя — «Привязанные клиенты». Отдельный номер ребёнка для этой связи не обязателен. Не создавайте ребёнка из выдуманной вкладки карточки родителя: привязка задаётся в редакторе дочерней карточки.

Добавьте контакт мессенджера или выберите канал клиента

В карточке клиента это два разных действия — не путайте их.

Если у клиента ещё нет данных Telegram, MAX или другого мессенджера. В блоке «Номера клиента» нажмите «Настройка номеров клиента». В раскрытом разделе «Настройка каналов общения» можно указать, например, «Telegram: Телефон», «Telegram: Никнейм», «Telegram: UserId», а для MAX — телефон или UserId. Выберите уже имеющийся номер из карточки либо введите известное значение и сохраните.

Одного номера, ника или ID недостаточно, чтобы бот сам начал переписку: для Telegram Bot и MAX Bot клиент сначала сам запускает бота или пишет ему. После первого входящего события DoCRM получает и сохраняет привязку клиента к конкретному боту, провайдеру и каналу. Порядок настройки и этот сценарий разобраны в статье «Боты в диалоге: приветствие, контакт и ответ клиента».

Если нужно поменять уже доступный маршрут переписки. Нажмите «Настройка каналов переписок». В окне «Настройки каналов» выберите «Приоритетный канал для общения». Ниже, в блоке «Провайдеры по каналам», DoCRM показывает доступные для этого клиента провайдеры и каналы; если у выбранного провайдера несколько каналов, отдельно выберите «Канал провайдера» или оставьте «Автоматически».

В списке не появятся каналы, недоступные для адресов клиента, временно выключенные в настройках школы или заблокированные для этой карточки. Там же можно запретить ручные сообщения либо автоматические уведомления. После изменения нажмите «Сохранить» и проверьте выбранный маршрут в диалоге клиента.

Работайте с заметками и дополнительными полями

Если нужен обычный комментарий в карте студента, используйте «Общую заметку». В верхней части карточки нажмите карандаш рядом с именем, в окне редактирования найдите поле «Заметки», введите текст и нажмите «Сохранить». После этого текст отобразится под контактами как «Общая заметка». Если он длиннее 200 символов, используйте «Развернуть ↓» или «Свернуть ↑».

«Заметка педагога» — другое поле. Она показывается и редактируется прямо в карточке только в соответствии с уровнем доступа: просмотр или изменение. Не подменяйте ею общий комментарий к клиенту.

Ниже основной информации могут располагаться пользовательские поля клиента, сгруппированные по разделам. Нажмите значение такого поля, чтобы изменить его, и сохраните значение в открывшемся редакторе. Возможность видеть или редактировать раздел задаётся правами роли и сотрудника. Как создавать поля, выбирать их типы и выдавать доступы, описано в статье «Пользовательские поля клиентов и сделок».

Переключайтесь между рабочими вкладками

В правой части карточки выберите вкладку в строке под расписанием клиента:

• «Абонементы» — покупки клиента и операции по ним.
• «Записи без абонемента» — показывается, когда такие записи есть; рядом отображается их количество.
• «Запрещённые аудитории» — список ограничений клиента.
• «Бонусы клиента» — показывается при праве применять или изменять бонусы.

В режиме miniCRM также могут быть доступны «Лента событий», «Сделки» и «Расписание клиента». «Отзывы клиента» видны сотрудникам с правом просмотра отчёта по отзывам. Вкладка «Расписание клиента» содержит стрелки перехода по датам; кнопка «Записать на урок» создаёт запись, если карточка доступна для изменения. Если клиент заблокирован, на её месте отображается «Разблокировать».

Зафиксируйте блокировку или реферальную связь

В блоке действий карточки может быть доступна плашка «Заблокировать». Она видна сотруднику с возможностью «Изменять блокировку клиента». Нажмите её, выберите причину, при необходимости добавьте комментарий и подтвердите действие. Причина и комментарий затем показываются в карточке и помогают понять, почему клиент недоступен для записи.

У заблокированного клиента на вкладке с расписанием вместо «Записать на урок» отображается «Разблокировать». Нажмите эту кнопку только после проверки причины блокировки: DoCRM возвращает карточку к обычной работе с расписанием.

Плашка «Реферальная система» открывает настройку «Кто привёл» и «Кого привёл». Порядок привязки клиентов и проверка бонуса описаны в статье «Реферальная система: связь клиентов и начисление бонуса».

Что проверять перед работой

Убедитесь, что открыта именно нужная карточка: имя, номер и статус находятся в левой части. Если действия по абонементу или запись на урок не видны, сначала проверьте, не является ли карточка доступной только для чтения, не заблокирован ли клиент и есть ли у вашей роли нужное право.

Готово: вы можете найти клиента, проверить его данные и перейти к нужной рабочей вкладке карточки.