Как устроены роли и доступы

Для кого эта инструкция

Для администратора, который распределяет доступы через роли.

Где находится

В левом меню нажмите «Команда» → «Роли». Чтобы назначить роль, откройте вкладку «Сотрудники» и действие редактирования нужного сотрудника.

Как устроен доступ

Роль — базовый набор возможностей. Пункты меню и действия DoCRM отображаются по возможностям роли и индивидуальным возможностям сотрудника. У сотрудника также можно выдать дополнительные права, но нельзя снять на его уровне право, которое уже пришло из роли: оно отображается с пометкой «из роли» и недоступно для изменения. Если сотруднику нужен более узкий доступ, создайте отдельную роль, а не пытайтесь ограничить действующую роль в его карточке.

Перед изменением решите, где должно жить право:

для постоянной должности или нескольких сотрудников — в роли;

для разового дополнительного действия одного человека — в «Возможностях сотрудника»;

для уменьшения доступа — в отдельной более узкой роли.

Так у школы не появится несколько почти одинаковых ролей и не потеряется причина индивидуального исключения. Название роли должно описывать задачу, например «Менеджер без финансов» или «Руководитель учебного отдела», а не имя первого сотрудника.

Как регулируются права пользовательских полей

Пользовательские поля клиентов и сделок настраиваются независимо и по разделам. В редакторе роли включите соответствующее право: «Доступ к пользовательским полям клиентов» или «Доступ к пользовательским полям сделок». Под ним для каждого раздела установите один из уровней: «Нет», «Видеть» или «Редактировать».

Дополнительное право одному сотруднику выдаётся из «Команда» → «Сотрудники» → иконка открытого замка с подсказкой «Настроить права» в столбце «Возможности». В окне «Возможности сотрудника» уровни доступа к разделам показывают также то, что уже выдано ролью. Для фактического доступа DoCRM учитывает право роли и сотрудника; более высокий доступ к одному разделу действует как разрешение.

Настройка каждого поля, его типа, обязательности и фильтрации разобрана в статье «Пользовательские поля клиентов и сделок».

Назначьте роль сотруднику

Откройте «Команда» → «Сотрудники».
Найдите сотрудника и откройте действие редактирования.
В поле «Роль» выберите нужную роль.
Нажмите «Сохранить».

Проверьте результат

Сотрудник должен видеть только нужные пункты меню и выполнять только разрешённые действия. Проверьте это как короткий сценарий должности: войти в нужный раздел, открыть одну карточку, попытаться выполнить разрешённое действие и убедиться, что недоступный раздел или кнопка не появляются. Если экран или кнопка не появились, проверьте роль, зависимые права и индивидуальные возможности сотрудника.

Если действие есть у сотрудника, но не должно быть доступно, сначала проверьте, не пришло ли оно из роли. Снять такое право в карточке нельзя: исправьте роль либо назначьте человеку другую.

Важно: не назначайте административные возможности «на всякий случай»: среди них есть настройки школы, API, миграция и вход под видом другого пользователя.

Проверка интерфейса от имени сотрудника вынесена в статью «Имперсонация сотрудника: проверка доступа и выход». Используйте этот режим только для проверки прав и обязательно завершайте его после работы.

Готово: у сотрудника назначена нужная роль, а его итоговый доступ проверен по доступным разделам и действиям.