Запуск школы в DoCRM: пошаговый план владельца

Для кого эта инструкция

Для владельца или администратора новой школы, который впервые запускает DoCRM. Это маршрут запуска: он показывает порядок действий, результат каждого этапа и ведёт к подробным инструкциям.

Где находится

Это стартовый маршрут, а не один экран DoCRM. Каждый этап ниже содержит точный путь из левого меню или через шестерёнку внизу левого меню.

Что подготовить до начала

• человека, который будет администратором DoCRM;
• список сотрудников и их зон ответственности;
• список филиалов, направлений, аудиторий и учебных курсов;
• правила работы школы: единица учёта, диапазон и интервал расписания, ограничение отмены клиента, условия абонементов;
• используемые каналы связи и платежные сервисы.

Не подключайте все интеграции заранее: сначала настройте обязательные для школы процессы и только затем добавляйте нужные каналы.

Маршрут запуска

1. Назначьте администратора и подготовьте доступы

В левом меню нажмите «Команда». На странице доступны вкладки «Сотрудники», «Отделы», «График работы», «Расчёт» и «Роли». Сначала создайте сотрудников и, при необходимости, отделы по инструкции «Сотрудники: карточка, поиск, изменение и блокировка». Затем откройте «Роли» и назначьте возможности по фактической ответственности сотрудника: настройка школы, работа с клиентами и продажами, расписание, продукт, финансы или функции педагога. Логику ролей и полный каталог прав см. в книге «Пользователи, роли и доступ».

Готово: у каждого сотрудника есть учётная запись и доступ только к нужным разделам.

2. Задайте базовые правила школы

Для этого пункта нужно право на настройку школы. Нажмите значок шестерёнки в нижней части боковой панели, откройте вкладку «Общие настройки» и найдите карточку «Основные настройки». Нажмите значок карандаша в правом верхнем углу карточки.

В открывшемся окне заполните «Название школы» и «Таймзона». Задайте единицу учёта, «Диапазон времени уроков в расписании» и «Интервал в расписании (в минутах)». При необходимости включите ограничение, за сколько часов клиент может отменить запись на урок. Полный разбор полей — в статье «Основные настройки: школа, учёт занятий и расписание».

Готово: расписание и правила отмены записи соответствуют реальной работе школы.

3. Соберите учебный продукт

В левом меню нажмите «Продукт». В этом разделе создайте филиалы, направления обучения, аудитории и учебные курсы. Настройте связи между ними и проверьте, что для урока можно выбрать нужные курс, преподавателя и аудиторию. Идите по порядку из статьи «Настройка учебного продукта: обзор раздела».

Готово: школа готова создавать уроки без ручных обходных решений.

4. Настройте тарифы и абонементы

В левом меню нажмите «Тарифы». Создайте стартовые тарифы для действующих сценариев школы: укажите стоимость, срок действия, единицы учёта и правила заморозки, если этот функционал используется. Начните с обзора настройки тарифов и абонементов. Затем в левом меню откройте «Клиенты», выберите клиента и проверьте, как ему назначается абонемент по созданному тарифу.

Готово: в карточке клиента можно назначить абонемент по настроенному тарифу.

5. Подготовьте продажи

Чтобы настроить источники лидов, нажмите шестерёнку внизу боковой панели → «Общие настройки» → найдите карточку «Настройка источников лидов» → нажмите карандаш в правом верхнем углу карточки. Внешние источники и общий системный сценарий описаны в инструкции «Источники заявок: внешний сервис и почта».

Чтобы настроить воронку, в левом меню нажмите «Сделки», затем кнопку «Действия» и выберите «Настроить воронку». Здесь задайте этапы и причины отказа. В том же меню «Действия» есть пункт «Настроить автоматизации»; добавляйте только те автоматизации, которые уже понятны и проверены в процессе школы. Детали — в книге «Настройка продаж и автоматизации».

Готово: каждая новая заявка попадает в выбранную воронку, а её источник сохраняется в сделке.

6. Подключите нужные каналы и оплату

Нажмите шестерёнку внизу боковой панели → «Общие настройки». На этой странице найдите нужную карточку: «Настройки платежей» для оплаты, «Настройка телефонии» для телефонии или «Настройки оповещений» для каналов оповещений. В правом верхнем углу выбранной карточки нажмите карандаш и заполните настройки подключения. Сначала сверяйтесь с картой внешних сервисов, затем открывайте статью нужного провайдера.

Подключайте только используемые сервисы и проверяйте каждое подключение на тестовых данных.

Готово: сотрудники работают с клиентскими коммуникациями и платежами в согласованном наборе каналов.

7. Настройте уведомления и шаблоны

Нажмите шестерёнку внизу боковой панели и выберите вкладку «Уведомления». Для общих шаблонов откройте вкладку «Общие уведомления», для уведомлений, связанных с учебными курсами, — «Уведомления по курсам». Выберите предпочтительный канал, подготовьте шаблоны и включите нужные уведомления. Порядок не смешивает три сущности: общие уведомления, уведомления по курсам и шаблоны сообщений.

Проверьте результат на тестовых данных после подключения нужного канала.

Готово: клиент получает понятные сообщения в нужный момент и через нужный канал.

8. Проведите тестовый цикл от заявки до отчёта

Используйте тестового клиента и выполните процесс целиком:

1. В левом меню откройте «Клиенты» и создайте тестового клиента. Затем откройте «Сделки» и создайте для него тестовую сделку.
2. В разделе «Клиенты» назначьте клиенту абонемент и зарегистрируйте платёж по инструкциям об абонементе и оплате.
3. В левом меню откройте «Расписание», создайте урок, запишите клиента и отметьте посещение. Используйте статьи «Создание урока и курса уроков» и «Посещаемость, отмена и восстановление урока».
4. Откройте «Клиенты», «Расписание» и «Отчёты» и проверьте историю клиента, расписание, движение денег и нужные отчёты. Карта отчётов — в инструкции «Как работать с отчётами».
5. Проверьте, что сработали настроенные уведомления.

Готово: данные связаны между разделами, а команда может повторить рабочий процесс без ручных исправлений.

9. Откройте работу команде

Покажите команде, где находятся её рабочие разделы: «Клиенты», «Сделки», «Расписание» и «Задачи» — в левом меню; функции педагога и сотрудника открываются через доступные ему пункты меню. Назначьте ответственного за изменения настроек, тарифов и интеграций. Затем распределите роли: кому достаточно просмотра, кто работает только со своим графиком или задачами, а кому нужен доступ к отделу либо ко всей школе. Порядок описан в статье «Как устроены роли и доступы».

Готово: школа начинает работу с согласованными правилами, а изменения в системе не вносятся случайно.

Продолжите с нужной задачей

• Если нужно выдать доступ и объяснить сотруднику его ежедневный путь, откройте «Маршруты по ролям: владелец, администратор, менеджер, педагог и финансы».
• Если в инструкции встретился незнакомый термин, используйте словарь DoCRM.
• Если требуется повторить именно базовую цепочку на тестовых данных, пройдите «Тестовый сценарий: клиент, абонемент, платёж и урок».

Проверка готовности к запуску

Перед началом работы убедитесь, что:

• сотрудники видят только нужные им разделы;
• в расписание можно поставить урок и записать клиента;
• клиенту можно назначить абонемент и зарегистрировать оплату;
• новая заявка проходит по воронке продаж;
• тестовое сообщение доставляется по выбранному каналу;
• ключевые операции отражаются в карточке клиента, финансах и отчётах.

Если хотя бы один пункт не проходит, исправьте соответствующую настройку до запуска на реальных клиентах.