Оформление и изменение абонемента

Для кого эта инструкция

Для сотрудника, которому роль разрешает оформлять или изменять абонементы клиентов.

Где находится

В левом меню нажмите «Клиенты» → в строке нужного клиента нажмите его имя рядом с аватаром → в правой части карточки выберите вкладку «Абонементы».

Откройте список абонементов клиента

Откройте клиента через «Клиенты» → имя клиента рядом с аватаром. В правой части карточки нажмите вкладку «Абонементы». Если вкладка не выбрана, список покупок и кнопка оформления не отображаются.

Оформите абонемент

В верхней части вкладки «Абонементы» нажмите «Оформить абонемент». Откроется окно «Оформить абонемент».

1. В блоке «Тариф» выберите тариф. Параметры выбранного тарифа становятся основой оформляемого абонемента. При необходимости нажмите действие редактирования у тарифа и сначала измените сам тариф.
2. Проверьте «Название» и добавьте «Комментарий», если он нужен сотрудникам.
3. Если у вашей роли есть право менять адрес абонемента, выберите адрес. Если поле не видно, адрес вручную менять нельзя.
4. При наличии в школе пробных уроков выберите «Пробный урок». Это связывает оформляемый абонемент с конкретным пробным уроком клиента. В режиме miniCRM можно указать «Текущую сделку», в которую будет помещена оплата.
5. В поле «Прошлая покупка» укажите продлеваемый абонемент или оставьте значение «Новая покупка, не продление».
6. В поле «Продавцы» выберите сотрудников, которым нужно назначить продажу.
7. При необходимости раскройте «Бонусные баллы» и задайте процент или фиксированное начисление при платеже. Эти поля доступны для изменения только при соответствующем праве.
8. Нажмите «Сохранить».

После сохранения абонемент появится в списке клиента. Его статус, стоимость, внесённая сумма и остаток отображаются в карточке абонемента.

Не путайте тип пробного урока и поле в абонементе

В DoCRM пробное занятие может относиться к бесплатному или платному промо-сценарию. Если сотрудник говорит просто «пробный урок», перед оформлением или оплатой нужно уточнить, какой вариант использует школа.

Поле «Пробный урок» не меняет тип уже созданного урока. Оно только связывает оформляемый абонемент с выбранным пробным уроком клиента. Поэтому не используйте это поле, чтобы превратить обычный урок в промо-урок: тип занятия и связь абонемента — разные настройки.

Измените абонемент

На вкладке «Абонементы» найдите нужную карточку и нажмите иконку «…» в её правом верхнем углу. Выберите «Изменить абонемент». Откроется окно «Редактировать абонемент» с теми же блоками, что при оформлении; после изменения нажмите «Сохранить».

Чтобы сменить тариф уже созданного абонемента, в верхнем блоке «Тариф» выберите другой тариф. Это не создаёт новый абонемент: DoCRM перенесёт в текущий абонемент параметры выбранного тарифа, включая стоимость, количество единиц времени, сроки, ограничения, тип программы и бонусные параметры. Поэтому после выбора заново проверьте все блоки, особенно если до этого их меняли вручную.

Если абонемент уже оплачен или использован

Смена тарифа не удаляет созданные платежи. Однако новая стоимость или количество единиц могут изменить финансовый остаток: для уже использованной части DoCRM пересчитывает стоимость единицы и фиксирует балансовую корректировку датой редактирования.

Перед сохранением:

1. Сверьте «Стоимость», «Внесено», общее и оставшееся количество уроков.
2. Убедитесь, что новое количество единиц не меньше уже использованного: иначе система не даст сохранить.
3. После сохранения проверьте, не появилась ли переплата или задолженность. Переплату переносите только если это соответствует реальному решению школы.
4. Если включено требование комментария при изменении тарифа, укажите причину длиннее четырёх символов.

Если ошибка только в тарифе, не создавайте дополнительный нулевой абонемент: он разделит учёт одной покупки между двумя карточками. Отменять и оформлять заново имеет смысл только для ещё не использованного абонемента и после проверки финансовых последствий.

У архивного или отменённого абонемента в этом окне можно изменить только название. Для архивного абонемента без неограниченного использования вместо обычного изменения в меню доступно действие «Восстановить расширением».

Верните истёкший абонемент в работу

Если под «вернуть абонемент» имеется в виду снова дать клиенту возможность пользоваться его остатком, откройте карточку клиента → «Абонементы» → нужный архивный абонемент → «…» → «Восстановить расширением». Это отдельная операция: она доступна архивному абонементу без неограниченного использования, а не обычное редактирование.

Перед подтверждением проверьте срок, остаток и коммерческие условия. Если школа должна вернуть клиенту деньги, не восстанавливайте абонемент: используйте операцию возврата или отмены по инструкции «Возврат денег и отмена абонемента». Возврат и восстановление срока — разные финансовые сценарии и требуют соответствующих прав.

Если курс или адрес абонемента отправили в архив

Не восстанавливайте курс или адрес автоматически только потому, что клиент перестал записываться: настройку могли закрыть намеренно. Сначала откройте карточку абонемента и проверьте его адрес, тип программы и блок «Ограничения» — особенно перечисленные там курсы.

Если школа продолжает обучение на другом действующем курсе:

1. Откройте «Клиенты» → карточка клиента → «Абонементы».
2. У нужного неархивного и неотменённого абонемента нажмите «…» → «Изменить абонемент».
3. В блоке «Тариф» откройте действие редактирования выбранных условий.
4. В «Ограничениях» разрешите подходящий действующий курс либо выберите другой тариф, условия которого соответствуют оставшимся занятиям.
5. Если мешает адрес и у роли есть право его менять, выберите действующий адрес абонемента.
6. Проверьте стоимость, оставшиеся единицы времени, срок и остальные ограничения, затем сохраните абонемент и повторите запись клиента.

Изменение действует на конкретный абонемент и меняет его коммерческие условия. Если в школе включён обязательный комментарий при изменении тарифа, укажите причину. Восстанавливайте архивный курс или адрес только после подтверждения, что его закрыли ошибочно и он снова должен быть доступен всей школе.

Пользуйтесь фильтром списка

Над карточками расположен множественный фильтр. Нажмите поле с начальным значением «Все неархивные» и выберите нужные быстрые фильтры. Выбранные условия сохраняются для следующего открытия карточки в этом браузере.

Важно: кнопки оформления и изменения не показываются в карточке только для чтения или у заблокированного клиента. Не обходите это ограничение через другую учётную запись: доступы должны назначаться ролью.

Готово: абонемент создан или изменён и отображается в списке клиента с актуальными параметрами.