Редактирование урока и запись клиентов
Для кого эта инструкция
Для сотрудника, которому роль разрешает изменять уроки и записи клиентов.
Где находится
В левом меню нажмите «Расписание» → нажмите карточку урока → «Редактировать». Состав группы и параметры урока находятся в этом редакторе.
Измените данные текущего урока
По умолчанию открыта вкладка «Текущий урок». Измените при необходимости «Номер урока», «Дата», время «с», «Аудитория», «Преподаватель» или «Комментарий». Время «до» рассчитывается автоматически от длительности курса. После изменения даты, времени, аудитории или преподавателя система повторно проверяет связку и показывает блок «Урок будет изменён» с предупреждениями.
«Преподаватель» относится ко всему уроку, а не к отдельной записи клиента. Если заменить его на вкладке «Текущий урок», новый преподаватель будет назначен всему занятию. Если только один клиент должен заниматься у другого преподавателя, отмените его запись на исходном уроке и запишите на другой урок; не меняйте преподавателя общего урока ради одного клиента.
Нажмите «Сохранить» после проверки предупреждений. Для изменения последующих уроков серии предназначена вкладка «На весь курс»; не открывайте её, если переносите только текущее занятие.
Учтите ограничения и финансовые последствия переноса
Если в урок уже записаны клиенты, а срок их отмены по настройке курса или школы истёк, изменение даты или времени потребует возможности «Неограниченная отмена». Без неё DoCRM не сохранит перенос даже тогда, когда вы не отменяете клиента вручную. Для записи на отработку действует отдельное ограничение: без этой возможности её нельзя отменить менее чем за 12 часов до начала урока.
При смене аудитории у урока, по которому уже были отметки, DoCRM переносит на новый адрес связанные движения оказанной услуги клиента и начисления педагога. Их дата и сумма не меняются, но изменится отбор по адресу в PnL и других финансовых отчётах. После переноса прошедшего урока проверьте этот срез до закрытия периода.
Добавьте клиента к уроку
В блоке состава группы нажмите «Добавить клиента». Найдите клиента, затем:
- Для платного курса при необходимости нажмите иконку абонемента у клиента и выберите нужный абонемент.
- Если система предлагает запись без абонемента, подтвердите её только для разрешённого случая.
- Нажмите «Подтвердить» в строке выбора клиента.
- Проверьте, что клиент появился в списке, и нажмите общее «Сохранить» внизу редактора.
Запись недоступна, когда достигнута вместимость урока. Клиент, который уже есть в уроке, не предлагается повторно.
Выберите абонемент, если у клиента их несколько
DoCRM предлагает только абонементы, которыми можно оплатить этот урок: с подходящими статусом, остатком единиц времени, сроком действия, типом курса и ограничениями тарифа. Если подходит только один абонемент, он выбирается автоматически.
Если подходящих абонементов два или больше, в поле «Выберите абонемент» откройте список и выберите нужный явно, затем подтвердите запись. Не рассчитывайте на произвольное автоматическое списание: без выбора одного из нескольких подходящих вариантов запись не сохранится. Список кандидатов упорядочен по ближайшему окончанию текущего срока действия, затем по дате полной оплаты.
При действующем и новом абонементе проверьте остаток, срок и ограничения обоих. Если занятие должно списываться с действующего абонемента, выберите его вручную. Исчерпанный, истёкший или не подходящий к уроку абонемент в списке не появится.
Измените абонемент у уже записанного клиента
Если клиент записан на платный урок, но ещё не отмечен как пришедший или не пришедший, в его строке отображается иконка документа с подсказкой «Изменить абонемент». Нажмите её, выберите подходящий абонемент в окне «Выбрать абонемент для записи» и нажмите «Принять». DoCRM сразу заменит привязку и покажет сообщение «Абонемент добавлен к записи».
Иконка не отображается у отменённой записи и у записи с уже поставленной отметкой посещения. Не отменяйте и не создавайте платёж повторно только ради смены абонемента: сначала проверьте, можно ли безопасно исправить отметку и запись с учётом срока отмены и финансовых последствий.
Для клиента, которого только добавляют, выбор сохраняется вместе с общим «Сохранить» внизу редактора.
Перенесите клиента на другой урок
В DoCRM нет одной команды «Перенести клиента на другой урок». Сначала откройте исходный урок в «Расписании» → «Редактировать» и в строке клиента нажмите иконку крестика «Отменить». Если система запросит причину, выберите её, затем нажмите общее «Сохранить» внизу редактора.
Затем откройте целевой урок → «Редактировать» → «Добавить клиента», выберите того же клиента и нужный абонемент, подтвердите запись и сохраните редактор. Старая запись отменится, новая появится на другом уроке.
Важно: отметка «Не пришёл» не переносит клиента на другой урок и не заменяет отмену записи. До отмены проверьте срок отмены и право «Отменять клиентов на уроке в любое время».
Снимите клиента с записи или восстановите её
В строке клиента нажмите иконку крестика «Отменить». Это отменяет запись конкретного клиента, а не весь урок и не равнозначно отметке «Не был на уроке». Если для типа записи требуется причина отмены, выберите её в окне «Причина отмены записи» и нажмите «Сохранить». Отменённые клиенты собраны в раскрывающийся блок ниже списка; нажмите их действие восстановления, если отмену нужно отменить до сохранения.
Затем обязательно нажмите общее «Сохранить» внизу редактора — до этого отмена ещё не применена. Если у клиента уже стоит отметка посещения, сначала сбросьте её в карточке урока, а затем откройте редактор и отмените запись. Сброс отметки создаёт обратную корректировку списания, поэтому после такой операции проверьте абонемент и финансовые отчёты.
DoCRM проверяет срок отмены, заданный для курса или школы. Если этот срок истёк, отмена доступна только сотруднику с возможностью «Отменять клиентов на уроке в любое время»; не пытайтесь обходить ограничение отменой самого урока.
После отсутствия клиента на уроке в его строке может появиться ссылка «Записать на отработку». Она открывает отдельный сценарий записи на отработку, а не переносит клиента автоматически.
Для подтверждённой отработки DoCRM не требует отдельно выбирать новый действующий абонемент: запись связывается с пропущенным уроком и использует его привязку. Система проверяет, что у клиента действительно стоит отметка пропуска и что этот пропуск ещё не назначен на другую отработку. Если сотрудник снимает признак отработки и записывает клиента как обычного участника, снова действуют обычные требования к абонементу.
Когда нужно изменить серию или создать копии
Для изменения даты, времени, аудитории, преподавателей и записей сразу на следующих уроках курса откройте вкладку «На весь курс». Для создания новых уроков по образцу используйте кнопку «Дублировать» в карточке урока. Подробный порядок и последствия этих действий описаны в статье «Изменение уроков курса и дублирование занятия».
Готово: изменения сохранены для текущего урока или состав группы приведён к нужному состоянию.